Sugestões para uma reunião online eficaz com a participação de um intérprete

Num mundo de negócios afectado pela pandemia da COVID-19, as conferências telefónicas e videoconferências estão a tornar-se cada vez mais inevitáveis devido às restrições de contacto e viagens - especialmente na área do teletrabalho. Em grande medida, os nossos hábitos de trabalho tiveram de adaptar-se a este processo de mudança; há muito tempo que muitas pessoas já se familiarizaram com esta situação de comunicação interna e/ou externa, porque, mesmo no passado, muitas vezes não era conveniente que os participantes se reunissem pessoalmente.

Nas reuniões internacionais, frequentemente, os participantes não falam a mesma língua (nacional). Quando se utiliza uma transmissão de voz ou audiovisual de base técnica, o factor útil da compreensão presencial é geralmente limitado ou completamente ausente, pelo que uma comunicação em várias línguas pode muitas vezes ser mais difícil ou até levar a erros desagradáveis.

O apoio de um intérprete é muitas vezes indispensável para que uma conferência telefónica ou videoconferência seja de boa qualidade e, portanto, bem-sucedida na comunicação em línguas estrangeiras, de modo a que o fluxo mútuo de informação corresponda às expectativas das partes envolvidas e se torne útil para as empresas. Para o efeito, o cumprimento de regras específicas torna-se fundamental.

Recomendações para uma reunião online multilingue eficaz

• No início, o organizador de uma conferência telefónica ou videoconferência deverá determinar as línguas de partida e de chegada.
• Além disso, recomenda-se vivamente a elaboração de um cronograma ou agenda detalhada para a contratação adequada e bem-sucedida de um intérprete (especialista).
• Evidentemente, os horários deverão ser cumpridos. Para o efeito, será enviado aos participantes um e-mail que inclui informações sobre a data e hora do evento e pede a confirmação da participação. Além disso, no caso de uma videoconferência, o URL de inscrição ou hiperligação de participação deverá ser enviado a cada participante.
• Como pré-requisito fundamental para a qualidade dos nossos serviços, disponibilizamos as nossas próprias salas de conferência virtuais para a interpretação telefónica. No que respeita à videoconferência, contamos com os meios de comunicação de dois fornecedores líderes de mercado nesta área: Zoom e Microsoft Teams.
• Ocasionalmente, uma reunião online com um intérprete pode provocar falta de atenção e/ou desordem por parte dos participantes. Assim, a moderação de cada evento exige uma certa assertividade ("autoridade") para garantir o cumprimento das regras necessárias e para que a conferência decorra de forma adequada. Para o efeito, para garantir a coerência, o moderador nomeado assumirá uma função de "jurado" durante a discussão.

Outros critérios para conferências online bem-sucedidas

Por razões técnicas e económicas, actualmente, a interpretação simultânea tende a ser menos adequada a grupos pequenos. Em grandes conferências (online), no entanto, provou ser uma excelente solução e garante que as negociações sejam levadas a cabo de forma profissional.

Embora estes grandes eventos se baseiem estruturalmente na tecnologia digital, uma vez que os participantes não se encontram pessoalmente, estão também associados a custos elevados, em especial no que respeita à distribuição de pessoal e da implementação técnica. Por esta razão, a referida reunião (online) deve ser organizada de modo a que o intérprete consecutivo tenha tempo suficiente para traduzir o conteúdo da conversa de forma precisa e adequada. Além disso, recomenda-se clareza na extensão das frases proferidas para efeitos de tradução e não permitir que as conversas individuais fujam do controlo para que todos os envolvidos consigam compreender. Para que a reunião seja produtiva, o tempo de intervenção atribuído a cada orador deverá ser respeitado. Por exemplo, se os participantes se interromperem repetidamente, qualquer interpretação perderá rapidamente a transparência e, consequentemente, a eficácia.

Além disso, recomenda-se que se recorde aos participantes no final da reunião os principais pontos em debate e se resuma as decisões tomadas e as ideias apresentadas, para que os participantes as interiorizem após a sua apresentação.

Mediante pedido e após obter o consentimento dos participantes, a sessão (online) pode ser gravada e vertida ar escrito, desde que as regras de confidencialidade sejam rigorosamente cumpridas.

Com o cumprimento destes princípios, as suas reuniões online podem ser ainda mais produtivas.

Para mais informações acerca do nosso serviço de interpretação por vídeo ou telefone, entre em contacto connosco por e-mail e/ou consulte o sítio Web https://traduphone.com/