Como lavrar a ata de uma reunião na língua inglesa? O nosso conselho

Necessita de lavrar a ata de uma reunião na língua inglesa no seguimento de uma reunião com a presença de participantes falantes de inglês?

Tratando-se de um documento fundamental de muitas empresas, a ata de uma reunião rege-se por elementos formais e, por isso, é necessário saber como deve ser lavrada de forma eficaz, fluida e estruturada.

O que é a ata de uma reunião?

A ata de uma reunião é um documento que sintetiza os trabalhos desenvolvidos pelos vários participantes e as principais resoluções adotadas na reunião em questão.

Qual é a finalidade da ata de uma reunião?

A principal finalidade deste documento é manter um registo transparente e escrito do que foi dito e proporcionar a todos os participantes uma síntese clara e estruturada dos debates e resoluções adotadas. Desta forma, todos os envolvidos conhecem a ordem de trabalhos, a sua função, tarefas e objetivos, incluindo os elementos que não estiveram presentes à reunião em questão.

Além disso, trata-se de uma forma de evitar eventuais confusões e ambiguidades que poderiam dar origem a litígios ou conflitos. A ata poderá ser exigida por determinadas autoridades para efeitos legais.

De forma sistemática, a ata é lavrada no âmbito de certos tipos de reuniões, como do conselho de administração, conselho de empresa ou assembleia geral com os decisores de uma empresa. Contudo, a ata pode igualmente ter uma grande utilidade na formalização de um plano de ação durante a reunião de uma equipa operacional (p. ex., no âmbito do arranque de um novo projeto, substituição da equipa de gestão ou de uma análise, etc.).

Quem lavra a ata de uma reunião?

Com frequência, um dos participantes da reunião lavra a ata. Pode também ser lavrada por um secretário ou prestador de serviços externo. A pessoa em questão é nomeada antes do início da sessão e é responsável por tirar notas durante os debates.

Elementos a incorporar na ata de uma reunião na língua inglesa

Qualquer ata de uma reunião na língua inglesa deverá incluir os seguintes principais elementos:

• os nomes (e, eventualmente, o cargos) de quem participa na reunião (meeting attendees) e de qualquer pessoa que esteja ausente e careça de representação
• o nome da pessoa que lavra a ata
• os destinatários
• o local e a data da reunião
• a ordem de trabalhos (meeting agenda)
• uma síntese dos debates
• todas as resoluções e medidas adotadas / a adotar (com, relativamente a cada medida, a data de conclusão e o objetivo perseguido)
• o plano de ação

Depois de lavrada a ata, esta deve ser revista e validada por todos os participantes. Se a ata tiver sido lavrada em inglês por um nativo falante de inglês, poderá ser aconselhável que a referida ata seja revista por um nativo falante de inglês profissional.

Como lavrar uma ata na língua inglesa?

A ata visa apresentar uma síntese dos debates e das resoluções adotadas.

Se for lavrada na língua inglesa, é importante conhecer as normas específicas do país de destino e da empresa em questão. É importante saber que certas empresas têm requisitos em termos de cumprimento quando se lavra qualquer ata. Por isso, é importante ter em conta eventuais requisitos de caráter formal.

Elaborar notas muito antes da reunião

Durante a reunião, a pessoa responsável por lavrar a ata terá de tirar notas com muita atenção durante os debates. É importante prever esta etapa, preparar bem a reunião e organiza-se com antecedência para garantir que as notas sejam tiradas de forma eficaz. Para o efeito, deve em primeiro lugar conhecer a finalidade da reunião, a sua duração, o número de participantes, a organização planeada, etc.

Além disso, dispense algum tempo para fazer uma lista dos diversos elementos que devem fazer parte da ata. Deste modo, conseguirá definir o enquadramento geral e não se esquecer de nada.

Para conseguir lavrar a ata a seguir a uma reunião levada a cabo em inglês, deve ter um excelente domínio da língua para poder pedir que um participante repita o que disse ou algo que foi interrompido, etc. Além disso, poderia gravar o debate para ajudá-lo(a).

Algumas práticas de que deve ter conhecimento quando lavra uma ata na língua inglesa

Apresenta-se a seguir algumas boas práticas que deve ter em conta para ajudá-lo(a) a lavrar atas de alta qualidade, claras e legíveis na língua inglesa, com base nas notas tiradas durante os debates:

• elimine comentários informais, hesitações, termos coloquiais, etc. Para o efeito, deve dominar o inglês comercial.
• Estruture a sua ata: com um título, títulos dos principais tópicos da ordem de trabalhos e subtítulos (pontos debatidos, resoluções, medidas, etc.)
• Elimine redundâncias, desvios, divagações, temas não terminados, etc.
• Cuide da redação: o estilo, sintaxe, gramática e ortografia na língua inglesa têm de ser impecáveis
• A seguir à reunião, não demore muito tempo a lavrar a ata (faça-o enquanto os debates estiverem ainda frescos na sua mente)
• Seja neutro(a) e factual (não inclua comentários nem observações pessoais)

A quem posso pedir que lavre a ata na língua inglesa?

De referir que lavrar uma ata na língua inglesa não é nada fácil, mesmo para quem domine muito bem essa língua.

Na realidade, a ata de uma reunião na língua inglesa é técnica e muito precisa. Quem a lavra tem de recorrer a terminologia especializada e fazê-lo de uma maneira formal e consistente.

A melhor maneira de garantir que a ata seja de elevada qualidade é recorrer a um falante nativo.

Se os trabalhos da reunião tiverem sido gravados, pode optar por um prestador de serviços de transcrição. Por exemplo, na Alphatrad prestamos serviços de transcrição em inglês e em muitas outras línguas.

Além disso, prestamos serviços de revisão de conteúdos plurilingues, para que possa beneficiar da revisão e correção das suas atas de reunião em língua inglesa.

Por fim, se pretender traduzir atas de e para inglês, podemos facultar um tradutor profissional especializado no seu setor de atividade.

→ Atenção: é importante recorrer a um profissional do país de língua inglesa com envolvimento na tradução. Isto explica-se pelo facto de haver certas diferenças entre o inglês britânico e o americano.

As nossas respostas às suas perguntas sobre como lavrar atas de reuniões na língua inglesa